Redacció en Relacions Públiques - T3

TEMA 3 - PLANIFICACIÓ DE LES ORGANITZACIONS

La qualitat més important d’un RRPP és la planificació, ja que si primer no tens uns bons ingredients la recepta no funciona.

AVANTATGES DE LA PLANIFICACIÓ

La planificació

- T’ajuda a anar directament al gra, per tal d’estalviar la feina supèrflua.

- Millora l’efectivitat.

- Comporta una visió a llarg termini. Tot ha d’estar planificat i coordinat.

- Fomenta la proactivitat. Si planifiques t’avances a les coses, i així donar solucions abans.

- Facilita la resolució de conflictes.

EL PROJECTE DE CAMPANYA DE RELACIONS PÚBLIQUES

Un cop elaborat el projecte es mostra al Director General i, un cop aprovat, es passa a escrit.

DEFINICIÓ

És un document que descriu i planifica una sèrie d’accions que es proposen fer en una organització per aconseguir uns objectius en un termini establert.

En RRPP el projecte mes característic és la campanya de Relacions Públiques. Per tant, són uns documents que s’elaboren per ser presentats a la direcció, els quals les han d’aprovar o fer les modificacions pertinents.

Normalment les campanyes es planifiquen d’any per any. Cap a finals d’any es comença a preparar el projecte de la campanya comunicativa que es realitzarà l’any següent. Per tant, els projectes de RRPP faciliten la presa de decisions, perquè són una plasmació per escrit del projecte de la campanya.

CONTINGUTS

1. Portada:

Ha de tenir

- El títol (Normalment és semblant a “Projecte de campanya 2011”)

- Logotip de l’organització

- El nom de l’autor i el càrrec que ocupa.

- Data en que s’ha fet el projecte a nivell general _{Ex: Octubre 2010}

2. Índex o sumari

Ha de contenir els apartats principals.

3. Resum de tot el document.

4. ^IMP Els objectius i beneficis. Ben detallats, argumentats i explicats, i així convenç-se’ls per tal que aprovin el projecte i et facilitin el diners per realitzar la campanya. Si cal és poden especificar els objectius i beneficis per cada públic.

5. Metodologia. Descripció detallada de les tasques, accions concretes, què, quan i com es faran.

6. Pressupost. És molt important i cal detallar-lo per partides. Cal ser el més ajustats possibles. Cal calcular una mica més de diners per imprevistos.

7. Cronograma. És una planificació dels temps en que s’han de fer cadascuna de les accions i gràfica, es presenta gràficament. Hi ha diferents tipus:

- Diagrama de Gantt: Es una representació en línies horitzontals i verticals. L’horitzontal marca els temps (ja sigui per dies o setmanes), i en les verticals es marquen les accions (exemple: contractació d’un stand, d’un decorador, disseny dels opuscles, etc.). I així es controlen els temps i les activitats que es fan.

- Diagrama de Pert

8. Format que ha de tenir el document. Si és un document intern ha de tenir un format agradable però no ha de tenir un disseny excessivament treballat que impliqui gastar-se diners. Tot ha de ser clar i concret.

LES MEMÒRIES

DEFINICIÓ

És un document que mostra una relació d’activitats realitzada per una organització. Va detallant totes les activitats i accions que s’han dut a terme. En RRPP s’han generalitzat molt les memòries de Responsabilitat Social Corporativa.

En un principi les memòries van sorgir com a memòries de Responsabilitat Social Corporativa.

Cal distingir dos tipus de memòries:

A) LA MEMÒRIA DE RESPONSABILITAT SOCIAL CORPORATIVA (RSC)

Memòria de Responsabilitat Social Corporativa o de Sostenibilitat: Són memòries externes. Es fan de cara als públics externs per mostrar les accions sostenibles i de responsabilitat social que ha realitzat l’organització.

Les accions de RSC són en àmbit social, culturals i medioambientals.

D’un temps enrere fins a l’actualitat el concepte de RSC s’ha ampliat, abans eren més de cara als públics externs. Les empreses ara volen ser responsables però també sostenibles, es preocupen per tots els públics tant interns com externs, a tots els nivells, intenten aporta’ls-hi tots els beneficis possibles.

És un document extern, d’imatge i que tots els públics coneguin totes les accions que fa l’organització.

Global Reporting Initiative: Podem trobar tot el que cal per fer una memòria de Responsabilitat Social Corporativa.

COM S’HA DE FER

1. Una portada: Títol (“Memoria de sostenibilitat”, “Memòria de RSC”...), Nom de l’organització i el logotip, l’any en el que s’ha fet i alguna imatge o fotografia. Són documents d’imatge que representa el que hi ha dintre.
2. Índex o sumari on explica tot el que conté la memòria.
3. La carta del president. Sempre ha de ser present. La carta ha de ser de la següen manera:

o Títol: Pot ser estàndard (“Carta del presidente”) o creatiu (“El buen camino”, “logros conseguidos”)

o Està escrita en primera persona del plural. Sempre ha de presentar un to positiu i optimista, encara que les coses no hagin anat massa bé. És on s’expliquen les activitats que s’han anat fent i de nous reptes per anys vinents i pel futur.

o L’extensió ideal és d’una i com a màxim dues pàgines.

4. El resum. El qual ha de tenir com a molt 5/6 pàgines i ha de resumir tot el contingut.
5. Contingut.

Introducció sobre l’organització (“sobre la organización”...) nom, principals marques o productes, estructura i organigrama, localització de la seu principal, països on es coopera, mercat on està present i dimensions de l’organització _{nº de treballadors, sucursals...} canvis significatius que hi ha hagut aquell any i premis rebuts. Allò que fa l’empresa a nivell general, de forma breu.

6. Estratègia de Responsabilitat Social

Visió i valors de l’empresa, el compromís que té l’empresa, cultura i identitat, relació amb els públics, objectius generals de responsabilitat social, altres.

7. ^IMP Activitats de Responsabilitat o Sostenibilitat realitzades.

És la raó de ser de la memòria. Explicació de les diferents accions que s’han anat fent. I sol contenir:

o Totes les activitats de Responsabilitat Social amb els treballadors (

Salaris, solidaritat redistributiva, models de recursos humans, treballs a persones amb discapacitat, donen primes i premis, programa d’avaluació i motivació dels treballadors, política de condicions de seguretat social, resolució de conflictes i representació sindical, benefici social dels treballadors, reconeixement del personal i iniciatives de comunicació amb els treballadors. Només es posa allò que l’empresa realment faci.

o Activitats de Responsabilitat amb els clients

Codi de tracte i conducta amb els clients, estadístiques de satisfacció dels clients, reclamacions, incidències i tracte rebut.

o Activitats de Responsabilitat social amb la comunitat

Creació de fundacions per ajuda sanitària, ajuda humanitària al tercer món, creació de centres d’acollida, ajudes a ONG’s, campanyes educatives, patrocinis culturals –d’art, musicals, restauració...- i moltes altres.

o Activitats de Responsabilitat amb els accionistes

La xifra d’accionistes que tenen, els productes que tenen pels accionistes, la rendibilitat obtinguda per les accions i la política de distribució de dividends.

o Activitats de Responsabilitat amb els Proveïdors

Polítiques responsables de compres i pagaments i creació de relacions estables amb els proveïdors.

o Activitats del Govern Corporatiu.

La direcció de la organització es compromet a ser responsable. (Si es comprometen a transparència total. Si el consell està igual equilibrat. Igualtat de drets...)

o Activitats de compromís amb la marca

Que la marca estigui present a tants llocs, el plan de imatge de marca, totes les accions que donin prestigi a la marca.

o Accions de Responsabilitat mediambiental

Controls de consum, auditories i controls mediambientals, reciclatge i tractament de residus, finançament de projectes d’energia renovable, etc.

8. Premis, reconeixements i certificacions. Mostrar el reconeixement a totes les accions i treballs que fan.
9. Procés d’elaboració de la memòria (Opcional) Qui ha participat amb la memòria, si estan d’acord o en desacord...
10. Informe de validació i revisió independent. Certificat que ho fan empreses de control de qualitat o notaris. És un paper segellat i signat que certifiquen que tot allò que es diu és veritat. Dona credibilitat a tot el document.
11. Format. És un document extern i d’imatge. Crear una bona imatge de l’empresa. Cal invertir i que la impressió i el disseny sigui de qualitat i “preciós”

B) LA MEMÒRIA

La memòria: La demana el superior perquè presentis el llistat de coses que has fet. Per tal de tenir un control de les accions i activitats.