Redacció en Relacions Públiques- T4

Tema 4: COMUNICACIÓ INTERNA

IDEES BÀSIQUES

Cada vegada és més important a les organitzacions. Es tracta d’una filosofia que regeix a tota una empresa i que s’apliqui a diari. El director ha de tenir als seus treballadors motivats, informats, contents i que se sentin totalment involucrats a l’empresa.

Cal tenir-los:

1. Motivats
2. Identificats amb els objectius i valors de l’empresa
3. Contents
4. Informats
5. Altres

Complint aquests requisits s’aconsegueix treure molt més profit de la feina, i tindrà millor relació amb els clients.

DOCUMENT 1: CARTA DE BENVINGUDA A NOUS TREBALLADORS

El primer contacte que té l’empresa amb el treballador i que l’intenta motivar i transmetre sentiment de pertinença a l’empresa. Té com a finalitat donar la benvinguda al treballador. La fa un RRPP i la signa o bé el director general o bé el director de recursos humans. No té cost i és importat per començar amb bon peu.

És molt millor enviar-la per correu a casa que no per e-mail. Però també es pot fer.

CONTINGUT

1. Salutació: Ha de ser personalitzada i cordial. Es pot tractar de tu, però cal veure el perfil de l’empresa i sempre, és molt més recomanable tractar de vostè. “Estimat Sr....”

2. Donant la benvinguda: “És un honor donar-li la benvinguda a la nostra empresa...”

3. Donar una afirmació de seguretat laboral: Treure-li els nervis, tranquil·litzar-lo, informar-li d’on Treballarà, és a dir, unes pinzellades de l’empresa. Es fa referència a la categoria, al prestigi i a la relació fructífera que esperen que s’estableixi entre l’empresa i aquest nou treballador al que estem escrivint.

4. Informació sobre aspectes d’identitat de la companyia: Comunicar els valors, objectius i filosofia de l’empresa. La cultura corporativa.

5. Nombrar breument les fites aconseguides: Tot allò del que són líders, que han guanyat. Si n’hi ha moltes, dir les més rellevats i recents.

6. Nombrar els objectius de futur: Dir que pretenem de cara al futur. Per tal de motivar-los a implicar-se en l’empresa i intentar aconseguir que s’impliquin.

7. Despedida: Tancar la carta amb formules de “Rebi una cordial salutació”, “Atentament”...

8. Signatura: Millor que sigui del director general que no el de recursos humans.

DOCUMENT 2: MANUAL DE BENVINGUDA A NOUS TREBALLADORS

Petit manual que s’entrega al treballador quan entra per primera vegada en una empresa. La seva funció és informar, motivar i donar a conèixer als treballadors la companyia, la seva filosofia, valors... i les normes bàsiques, les quals li serviran per ubicar-se, adaptar-se, normes de comportament, etc. Per tal que s’adaptin i facilitin la integració dels treballadors.

CONTINGUT

1. Portada: Títol que identifiqui el document que és. Ha de tenir el nom i logotip de l’empresa. També a d’incloure l’any del manual (únicament en empreses molt grans).

2. Índex o sumari: Saber a quina pàgina es troba una informació determinada.

3. Introducció: Carta del director o president o carta de benvinguda. S’exposen els valors, objectius, intentar fer una carta motivadora.

4. Breu història de la companyia: Un resum en una o dues pàgines, per tal de situar al nou treballador. On surti què i com han fet les coses i quins resultats han aconseguit.

5. Breu descripció de la companyia i de la seva activitat.

6. Estructura de la companyia o organigrama: És bàsic, sobretot si l’empresa és molt gran. És important per saber amb qui t’has de comunicar i com, cal saber qui és gerent, qui és el director general, els diferents directors dels departaments, etc.

7. El lema de la companyia: En el cas que l’empresa no funcioni amb lema, es poden incloure els valors i objectius, sempre i quan no es repeteixi en excés.

8. Visió de la companyia: Indica cap on vol anar, cap a on vol evolucionar l’empresa. Els objectius, etc.

9. Missió de la companyia: Els objectius en concret, la filosofia de l’empresa.

10. Els valors o cultura corporativa

No sempre cal posar tots aquests apartats (7, 8, 9, 10) a no ser que l’empresa ho tingui molt preparat.

11. Operatives comuns per treballadors: Fitxatge del personal, acreditacions per entrar a treballar, quan i on fitxar. Coses pràctiques que tothom ha de saber.

12. Recomanacions a l’actuació del personal o bones pràctiques: Informar al treballador sobre el funcionament de l’organització, on es pot menjar, on es pot fumar, puntualitat i assistència, absències etc.

13. Serveis al personal: Cafeteria, guarderia, àrees de descans, transports, saluts, contractes amb gimnasos, etc.

14. Reglament de treball: Conté les funcions i responsabilitats que ha de fer el treballador.

15. Normes de seguretat: És molt important. Depèn de l’empresa (no és el mateix a un hospital, a una empresa com Repsol que en una escola) i també inclou què passa si no es compleix allò que es requereix. En aquest apartat també s’ha de posar que fer en casos d’emergència.

16. Normativa de mediambient: Saber què aplica l’empresa.

17. Polítiques d’imatge de la companyia: Hi ha empreses que cuiden molt la seva imatge. Des de com s’ha d’anar vestit, fins la higiene, pírcings, etc.

Aquests 17 punts és tot el què pot tindre, però no té per què estar tot inclòs. Es tracta d’un document intern, que se li donen als treballadors en mà. No estan massa treballat a nivell de format. Sinó que es busca una bona presentació i s’entrega enquadernat en espiral, però no té un disseny molt espectacular.

DOCUMENT 3: BUTLLETINS INFORMATIUS, DIARIS I REVISTES INTERNES.

Són unes publicacions periòdiques (depèn de l’empresa pot ser cada mes, cada dos mesos, cada any...), han de ser habituals, tot i que hi hagi mola feina i tregui temps o que no hi hagi masses noticies, s’ha de publicar igualment. Cal tenir en compte quan la traiem per tal que no ens agobi massa en els mesos de feina, és a dir, si sé que el mes de Desembre és un mes de molta feina procuraré publicar-la al novembre o al gener però no al desembre. La utilitzen les organitzacions per comunicar-se amb els treballadors. A part d’informar ha de crear una relació amb els treballadors. Sentiment de pertinença, motivar als treballadors, etc.

TIPUS

BULLETINS INFORMATIUS O HOUSE ORGAN

Són publicacions informals no molt extenses. El seu format no té molta qualitat, blanc i negre, pot sr de poques (3 ó 4) pàgines, però és un contacte amb el treballador.

Es pot fer tant en paper com on-line. En paper, però, hi ha més possibilitats de llegir-lo.

DIARIS

Tenen format de diari. Tampoc són de massa qualitat ni elevada, però són més extensos que els primers.

Són molt adequats per les empreses que tenen moltes noticies. Tenen un pressupost baix.

REVISTES D’EMPRESA

Publicacions de més qualitat amb paper satinat, a color, tenen articles llargs, amb fotografies. I solen ser publicacions més duradores i prestigioses. Són molt més cares.

Les empreses que fan aquest tipus de revistes, les fan de tant en tant per tal de que se la puguin anar mirant.

CONTINGUT GENERAL DE LES 3 DOCUMENTACIONS

1. Portada: Ha de contenir el títol de la publicació, no té per que ser el nom de l’empresa. Ha de tenir el logotip de la publicació, tot i que també pot tenir el nom i logotip de l’empresa. També ha d’haver el número i data de la publicació.

• Tipus revista tindrà un muntatge amb el títol de la revista.
• Tipus diari, serà com un diari amb títol i inici de les notícies més importants.
• House organ, serà tipus tabloide.

2. Índex de contingut o sumari: depèn de l’extensió.

3. Escrit o carta inicial del president: Més a la revista que al diari.

4. Contingut de les pàgines interiors:

• Noticies sobre l’entitat: Si l’entitat ha canviat de director, si s’ha traslladat, si està en nous llocs i ha ampliat fronteres. Intentar que siguin coses positives, tot i que si hi ha alguna errata general és important que tothom ho sàpiga.
• Notícies personals sobre els propis treballadors: Premis que li han donat a un, si algú ha tingut un fill, casaments, defuncions. Depèn de l’empresa, per exemple, si és una empresa gran, la informació és més humana i més propera, intentar fer caliu.
• Actes socials i festes de l’organització: Que s’han anat fent.
• Articles d’interès pels treballadors sobre temes externs: Com per exemple, cartellera, cursos, algú fa un apartat de cuina.
• Taulell d’anuncis, cartes: Fer un apartat on puguin demanar coses, altres.
• Pot incloure: Pot incloure Jocs, passatemps, acudits, o altres.

En ocasions es permet als treballadors escriure quelcom sobre algun tema què sap i té informació. Que hi participin.

5. Contraportada: Els diaris solen tenir una noticia final interessant. En canvi, les revistes acostumen a acabar amb temes de copyright i altres.

FORMAT

Depèn de l’empresa. Poden ser via on-line, rebre-la a casa per correu, es poden deixar a les bústies o taules del treballador, o s’entreguen amb la nòmina, etc.

Els houseorgan segur que no s’envien per correu.