Redacció en Relacions Públiques- T8

TEMA 8: RELACIONS PÚBLIQUES I EL LLENGUATGE COMERCIAL

OPUSCLES

IDEES BÀSIQUES

Documents amb finalitats comercials, informatives i persuasives: Circulars, catàlegs, opuscles...

Els opuscles són documents informatius que poden ser sobre una organització, una campanya electoral, un esdeveniment, etcètera. Normalment la seva finalitat pot ser comercial (incitar a la compra). Tots aquests textos els redacta un relacions públiques amb l’ajut de dissenyadors gràfics.

En el moment de confeccionar-lo, s’ha de tenir en compte:

- Quina és la seva finalitat i objectius
- El públic al qual ens dirigim
- Quin és el missatge que volem comunicar
- Format, colors que s’utilitzaran
- Com el pensem distribuir (directament, per bústies o indirectament)
- De quin pressupost es disposa

Hi ha tres tipus: díptics i tríptics, catàlegs i flyers.

DÍPTICS I TRÍPTICS:

Són documents breus i visuals, que posseeixen una finalitat informativa, persuasiva i, en ocasions, comercial. Finalitats molt diverses.

ESTRUCTURA

- La portada ha de tenir un títol que pot ser una pregunta i ha de captar l’interés del públic per tal que el públic es miri l’opuscle. I la fotografia ha d’anar en concordança amb la frase que intenti captar l’atenció. I ha de quedar clar qui és, per tan és molt important el logotip i nom de l’organització.

- Pàgines interiors: a dins és on tu dones tota la informació. Tot i això han de ser textos breus. Si convé es treu informació.

- La contraportada. Ha de tenir la informació de contacte, logotip i dades d’interès. També es posa els logotips d’entitats col·laboradores.

PROSPECTES I CATÀLEGS

DEFINICIÓ

Són opuscles més amplis amb format de tipus llibret que poden contenir diverses pàgines. Els catàlegs són una variant que es caracteritza per tenir un objectiu més comercial. Tot i que també hi ha catàlegs no comercials.

Un catàleg com el d’Ikea és un catàleg molt comercial per què hi ha producte - preu. Un catàleg d’un museu o exposició, és un altre tipus de catàleg. Per tant, no tots els catàlegs són comercials. Però tots tenen una finalitat persuasiva.

El cost d’elaboració és més alt. Ja que, normalment són documents de més qualitat que un opuscle.

ESTRUCTURA

1. Portada: Nom del document. Ha de quedar clar que allò és un catàleg, a més, es pot especificar l’any o temporada. És obligatori el nom i logotip de l’organització.

En el cas que sigui un esdeveniment, o exposició... ha de constar el nom.

També ha de ser molt visual i atractiva.

2. Sumari: Per tal de buscar directament que vols.

3. Pàgines centrals: Les del contingut. Però sempre ha de tenir una estructura i ha de tenir capítols.

4. Contraportada: Ha de contenir logotip i nom de l’empresa emissora. Els logotips dels patrocinadors, si n’hi ha. Informació de contacte, etc.

FLYERS

Són opuscles d’una sola pàgina. De vegades impresos per una banda, que s’acostumen a repartir en mà, deixar en mostradors o displays, o penjats en taulells.

La seva distribució és massiva i gratuïta. La impressió acostuma a ser de poca qualitat i econòmica.

Normalment contenen poc text, ja que, la seva finalitat és més captar l’atenció que donar molta informació.

ESTRUCTURA

1. Ha de tenir una frase inicial, l’eslògan o nom del producte amb la única finalitat de captar l’atenció.

2. Ha d’haver una fotografia o imatge. I ha de ser original i captar l’atenció.

3. Cos de text. Ha de ser molt breu, degut a les dimensions tant limitades que té. I ha de contenir el més destacat.

4. Es posa l’eslògan. Ja que, aquest recorda totes les accions comunicatives de l’organització que coneguis.

5. És molt important el logotip i nom de l’organització i/o contacte o web.

MAILING

DEFINICIÓ

És una eina de comunicació comercial que moltes vegades s’anomena “Màrqueting directe”. Normalment són comunicacions personalitzades que vol aconseguir una venda. I sempre és bidireccional, ja que, es demana al receptor que faci alguna acció, busca la interacivitat.

Pot ser físic, és a dir, ho deixen a la bústia o també pot ser per e–mail.

Avantatges:

1. Personalització dels missatges. Saps qui és i quin perfil té i, per tant, pots adaptar el missatge al client.

2. Permet establir una relació a llarg termini amb els clients. Es crea un contacte.

3. També pots establir un diàleg amb aquest públic. Demanen una acció i el públic objectiu la fa o no.

ESTRUCTURA

1. Sobre de fora: Té una frase o pregunta. El sobre acostuma a contenir imatges i frases que despertin la curiositat, han de seduir.

2. La carta: És el document més important per que conté la informació que vol transmetre l’organització.

2.1: Ha d’haver a la part superior esquerre la identificació de l’entitat que envia la carta.

2.2: Salutació inicial. En to informal i familiar però correcte. Sempre és millor si pots dirigir de forma personalitzada, amb nom i cognoms.

2.3: El primer paragraf ha d’anar la informació clau. El benefici principal que s’ofereix.

2.4: La resta de paràgraf es desglosen la resta d’idees i característiques.

2.5: Proves enquestes o testimonis. Si es poden aprovar o certificar allò que s’ofereix millor. Dóna credibilitat.

2.6: El preu sempre s’ha de destacar si és competitiu. Si no ho és, no cal destacar-lo.

2.7:

2.8: Mecanismes de reducció de riscos. N’hi ha tres: Tornar diners en cas que no sigui el desitjat; que deixin un temps de prova; i la recompra de productes.

2.9: Els terminis de compromís que se li demana al client. _{Ex: que el client es faci soci o compres periòdiques, etc.}

2_.10: Els incentius que se li donen al client per acabar-lo de convence’l. _{Concursos, regals, sortejos...}

2_.11: Paràgraf final de la carta. Resumeix breument els beneficis principals de l’oferta i moltes vegades posa un límit de temps.

2.12: Despedida que ha de ser cordial però no massa formal.

2.13: La signatura del director.

3. Díptic o catàleg: S’afegeix per tal que el client tingui informació addicional.

4. Full de resposta: Full en el que s’ofereix la possibilitat de rebre mostres o participar en concursos, etc. I així poder personalitzar més els missatges.

5. Sobre amb el franqueig pagat: per tal d’enviar el full de resposta.

Redacció en Relacions Públiques- T9

TEMA 9: LES RELACIONS PÚBLIQUES I LES NOVES TECNOLOGIES

IDEES BÀSIQUES

Avantatges

1. La primera gran avantatge és un estalvi en despeses molt important.

2. Un altra avantatge és que tot el que és comunicació online es caracteritza per la interactivitat, s’abandona la unidireccionalitat.

3. També que permet que es pugui captar o recopilar informació de la gent.

4. Permet captar la essència dels usuaris i enviar missatges personalitzats.

5. Permet que les dades estiguin sempre actualitzades.

CAMPANYES DE CORREU ELECTRÒNIC:

Sistema de comunicació online totalment personal i individualitzat que suposa l’intercanvi de missatges i permet l’enviament de textos però també de gràfics, imatges, fotografies, vídeos, etc... És l’eina d’Internet més utilitzada. Per a fer-la, el primer que és necessita és un llistat de dades o correus AMB PERMÍS DELS SEUS USUARIS, sinó es considera spam i pot ser sancionat.

COM CONTACTAR AMB LA BASE DE DADES:

a) A través de subscripció de newsletters

b) A través de formularis a les webs

c) A través d’enquestes

d) A través de chats

COM HA DE SER EL MAIL?

1. La identificació de l’emissor: a la part superior, que quedi clar qui l’envia.
Logotip + nom de la empresa

2. La salutació inicial al destinatari: millor si és personalitzat.

3. El primer paràgraf: ha de contenir la informació clau. És el més important comunicar els avantatges que li oferim al destinatari llegint aquest document.

4. Acomiadament i tancament: ha d’anar el nom complet de la persona de contacte, el nom de l’empresa, la web de l’organització, el mail, telèfon, fax... per a poder contactar.

NEWSLATTERS ONLINE O REVISTES D’INTERNET:

És un butlletí d’informacions digital que es composa d’articles d’un tema determinat realitzat i distribuït per una organització emissora. Se sol distribuir per correu electrònic sota consentiment del receptor. Normalment, la seva subscripció és gratuïta i es fa a través del lloc web.

1. La seva funció és establir una comunicació periòdica i contínua.

2. És un sistema de comunicació únic per que les organitzacions creïn relacions amb els seus públics.

3. Posseeixen una periodicitat concreta que s’ha de mantenir.

4. La seva accessibilitat pot ser molt diversa; n’hi ha de oberts i de tancats. N’hi ha que són gratuïts i n’hi ha de pagament.

ESTRUCTURA QUE HA DE TENIR

1. Ha de tenir un encapçalament: amb el nom del butlletí. Hi ha d’haver la seva temàtica, a poder ser. Hi ha d’aparèixer número i data d’edició. Si té moderador o persona de contacte hi ha de sortir el nom i la manera de contactar amb ells. També l’adreça web de l’organització i es pot posar que ‘el butlletí mai serà distribuït sense el permís de l’usuari.

2. El seu cos del document: ha de contenir -els que són més de notícies- una part de la notícia i, si vols llegir, un enllaç a la web de l’organització. Pot contenir ofertes comercials, no només notícies...

3. El seu tancament: ha de contenir, normalment, les dades d’identificació de l’organització: nom, adreça web, correu, eslògan si en té... i també indicacions de copyright.

PÀGINES WEB

Un conjunt d’arxius web que comprenen una pàgina d’inici i la resta de pàgines. És una tècnica de comunicació bàsica que en poc temps s’ha implantat en tot tipus d’empresa, institució, però fins i tot hi ha webs de concursos, congressos, esdeveniments etc. No hi ha una organització actualment que no tingui una web.

CARACTERÍSTIQUES

1. Permet comunicació però també transaccions: pots comprar, inscripcions a activitats, etc.

2. Interactivitat: Permet que els usuaris naveguin a través d’ella.

3. Manca d’introsivitat: Si no entrés no molesta. No es com enviar cartes o missatges. La web no entra introsivament a la nostra vida.

4. Són Personalitzables: Pots personalitzar canviar la portada, et saldua de forma personalitzada, etc.

ASPECTES QUE CAL CUIDAR PER TAL DE SER EFECTIVES

1. A de ser de fàcil localització.

2. La velocitat és molt important.

3. Usabilitat: Totes les característiques de facilitat d’ús. Que puguis tornar a la homepage fàcilment.

4. Disseny: Si es “cutre” no dóna gens de credibilitat.

5. Contingut: El contingut ha de ser interessant. I que es pugui trobar el que es busca.

6. S’ha de dirigir a un públic concret. Ha d’anar enfocada amb aquests públics.

7. Interactivitat permet a l’usuari la possibilitat d’entrar, sortir, entrar en jocs i navegar per la web.

ESTRUCTURA DEL TEXT

1. Encapçalament inicial: Nom de la pàgina, logotip, alguna fotografia, l’opció a diferents idiomes, etc. És la presentació al document.

2. Sentit de l’organització

3. Llista de continguts: Barres horitzontals o verticals amb un llistat dels continguts.

4. Noticies: Generalment es composa de diferents noticies. Espai on l’organització anomena últimes novetats etc. Aquest apartat pot ser de diferents formes: poden posar noticies o notes escrites per ells o el que els mitjans han publicat sobre ells o bé, dirigit als periodistes.

5. El contacte de l’usuari amb el Relacions Públiques de la web: El contacte ha de ser o bé per telèfon, o bé per correu, o altres contactes alternatius.

6. Apartat d’ajuda a l’usuari: Com el de les FAQ’s, formularis de reclamació, enquestes o taulells d’anuncis per que els usuaris puguin interactuar.

7. El mapa web: És bàsic i fonamental. Sobretot si la web és molt gran.

8. Buscador intern: És molt important.

9. Llista d’enllaços a llocs relacionats: No els hi interessa a totes les webs. Ja que, no li interessa que l’usuari navegui per altres webs. Tot i això els usuaris ho agraeixen.

10. Imatges gràfiques i fotogràfiques: La visualitat és molt important.

11. Informació sobre la pròpia organització: Descripció de l’organització, accions de relacions públiques, Responsabilitat Social Corporativa, etc.

12. Informació sobre els productes o serveis: Llistat de productes, característiques, història de productes o serveis, promocions, campanyes de publicitat, etc.

13. Documents de Relacions Públiques on-line: Memòries, opuscles, Newsletters, etc.

14. Recursos interactius:

15. Tancament de la web (a baix): Nom i logotips de patrocinadors, avisos legals i les dades de l’organització emissora.

BLOGS

Els blogs d’entitats, s’anomenen blogs corporatius. Són tècniques de comunicació on-line, a través dels quals, una organització es comunica amb els seus públics mitjançant una veu humana.

A diferència de la web és molt més personal. Humanitza les organitzacions.

CONTINGUT

1. Ha de tenir la presentació o nom del blog. Pot ser blog de l’empresa o d’un dels components de l’empresa.

2. Ha d’haver un apartat sobre qui és l’autor.

3. Comentaris de l’autor i dels usuaris respecte el que ha escrit. Si no ho permet, és més recomanable tenir una web.

4. S’aconsella una fotografia per cada post.

5. Ha de tenir un buscador intern, per buscar en els arxius anteriors.

6. Blogroll: Llistat de blogs i webs relacionades.

7. Llista d’arxius anteriors.

Teoria de la Comunicació -T3.4

TEMA 3 (4ªpart): PERSPECTIVA SUBJECTIVA: Interaccionisme simbòlic

IDEES BÀSIQUES

Enfocament estructuralista: Realitat social lligada i determinada pels sistemes i les estructures. Ideologia dominant que intenta sobreposar-se.

Perspectiva subjectiva La realitat social està creada per les accions de grups i persones. Dona la importància a l’individu i a la capacitat de la gent per a interpretar els continguts.

El Interaccionisme dona prioritat als processos de interacció. Des del Interaccionisme Simbòlic, es destaca la naturalesa simbòlica de la vida social. Li donen tanta importància a la interacció individual com social.

La comunicació es considerada com la base de la interacció social i, d’aquesta manera, com a fonament per la construcció del món social. Sense comunicació no es pot parlar de societat. Els altres juguen un paper molt important en la conformació i el sostén de la nostra identitat, la nostra pròpia interacció, les nostres creences, etc. Busquen dotar de significat simbòlic a tot el que fem.

PREMISSES BÀSQUES

Tant la interacció entre el subjecte i el món, com la construcció de definicions al voltant d’aquests, es converteixen en un procés dinàmic.

1. Els humans actuen respecte de les coses sobre la base de les significacions que aquestes coses tenen per ells, o el que és el mateix, la gent actua sobre la base del significat que atribueix als objectes i situacions que el rodegen.

2. La signifació d’aquestes coses deriva, o sorgeix, de la interacció social que un individu té amb els altres actors.

3. Aquestes significacions s’utilitzen com un procés d’interpretació efectuat per la persona en la seva relació amb les coses que troba, i es modifica a través d’aquest procés. La comunicació és tots el processos d’interacció. Es comença a donar importància al llenguatge verbal i no verbal.

La gent actua a partir del significat que concedeix a les coses i a les situacions, pel que, la gent el que fa és comportar-se en relació a la situació en la que es troba. Permanentment el que fem és canviar de situació i comportar-nos o interactuar de maneres diferents, segons la situació.

Ens comportem segons el significat del que dotem a les coses, a través de la interacció. Aquesta interacció és canviant. La comunicació ja no es queda en els Mitjans de Comunicació, sinó que és un element permanent entre individus, que es pot produir entre dos individus o en societat. La comunicació és tot, tots els processos de comunicació, posant especial èmfasi en les imatges i la comunicació no verbal.

CONCEPTES BÀSICS

RITUAL

Més que d’un succés extraordinari, el ritual és part constitutiva de la vida diaria de l’èsser humà, pel que es pot dir que la vida quotidiana està conformada per ritualitzacions que ordenen els nostres actes i gestos corporals.

Els rituals es relacionen amb la comunicació. S’ubiquen en la categoria d’actes humans expressius, en oposició als instrumentals. A més de ser un codi de conducta, el ritual es un complex de símbols, doncs transmet la informació significativa per altres.

Cada situació d’interacció es defineix d’acord amb el bagatge simbòlic que posseïm i que projectem in situ, definint la situació d’interacció en la que ens trobem.

El que acabem fent és un ritual. I el ritual o cerimònia és bàsic per entendre la vida quotidiana. Tot el que fem és un ritual fomentat en el significat que li dones i la interacció que s’estableix entre el que hi ha dins.

Els rituals depenen d’on es produeixin són canviants. Tots els rituals estan carregats de significat que transmetem els uns als altres. Els rituals porten als rols i els rols, als tòpics.

IDENTITAT: EL SELF (ell mateix)

La identitat no és quelcom estàtic, sinó que és relacional.

El “jo” és, en part, una cosa ceremonial, sagrada i, al mateix temps, necessitat de comunió amb els altes. El self és la constitució d’un “jo” a partir de la interacció amb els altres. Existeixen dues maneres mitjançant les que el altres ens ubiquen:

- El que aporta la nostra personalitat a la interacció

- I el que hi ha determinat culturalment.

Som tal com ens definim nosaltres i tal i com els altres ens defineixen. Nosaltres projectem una imatge canviat habitualment. El nostre self està construït del que jo vull transmetre (jo) i el que els altres transmeten de nosaltres (me). El self està constituït d’un jo personal i d’un jo social. Els altres són fonamentals per crear la teva imatge. El meu jo no existeix, sinó que el que acabo sent és el que els altres esperen de mi.

El si mismo (self) és un tipus d’imatge que tractem que els altres ens atribueixin. Quan un individu queda involucrat en el manteniment d’una regla que tendeix, també, a comprometer-se amb una imatge particular de si mateix que possibilita la conformació del seu jo.

Per George H. Mead, anem adquirint el nostre sentit del jo d’un mode simètric al nostre sentit de l’existència de l’altre. Així, cadascun de nosaltres arriba a ser conscient d’una espècie d’altre generalitza, a saber, la societat en general.

El mecanisme general pel desenvolupament del self és la reflexió, o la capacitat de possar-nos inconscientment en el lloc dels altres i d’actuar com parlarien ells. És mitjançant la reflexió que el procés social és interioritzat en l’experiència dels individus implicats en ell.

ACCIÓ DRAMATÚRGICA

La dramatúrgia concep la interacció entre persones com si fossin una representació teatral. L’individu es presenta davant els altres controlant les impressions que les produeix. Cadascun es converteix en públic pels altres. La acció no consisteix únicament en la realització de fins preestablerts per cada individu, sinó que resulta de la interacció en els subjectes.

El interaccionisme simbòlic comporta que fem teatre constantment. Tots actuem segons el interaccionisme simbòlic però no de forma permanent, no tenim constantment una idea racional de que hem de fer. Tothom compleix un rol segons el moment, el lloc i l’entorn en el què es troba. Si ens volem diferenciar, es precís una lleialtat de grup molt més forta que no es trenqui.

· El primer nivell és un nivell exposat al públic. Acció dramatúrgia social.

· El segon nivell seria la part del darrere, backstage, és on podem ser nosaltres mateixos. Acció dramatúrgia personal.

· Darrere el teló però estan exposats els uns als altres, per tant han de seguir exposats, han de seguir amb actitud dramatúrgia. Acció dramatúrgia grupal.

Tot i això amb Internet el interaccionisme simbòlic canvia molt.

MARCS

La vida social està organitzada de manera que nosaltres podem, generalment, comprendre el que ens arriba i forma part.

Els marcs, en aquest sentit, són els que ens permeten, en una situació donada, acordar un sentit; són les premisses, les instruccions que fan possible aquest sentit.

L’acció d’emmarcar té l’efecte addicional de convertir-se en part de la realitat, ja que, el funcionament del marc serveix, a més de per distingit entre varies realitats socials, per fonamentar-les i fer possible que siguin descriptibles.

De totes formes, els marcs són variables i també ho és el seu significat. L’encuadernament és un procés social.

Situacions específiques on interactuem d’una forma o una altra. Ens permeten dotar de significat el món en el que vivim. Para que un marco funcioni depenem de la participació dels altres. Donar sentit a cada moment de la vida entès com un marc. Cada marc és diferent, i nosaltres donem significat a aquests marcs.

ANÀLISI DE LA DESVIACIÓ

Hi ha una sèrie d’atributs que són incongruents amb la idea de com han de ser determinades persones.

L’estigma fa referència a un atribut desacreditador (no com atribut en sí, sinó com a relació).

Allò normal i estigmatitzat no són persones, sinó, més bé, perspectives que es generen en situacions socials durant els contactes mixtes.

Hi ha identitats que es construeixen generant desviacions. Desviació del comportament y del marco (ex: algú al metro amb música al mòbil) Construeixen la identitat trencant o desviant,tot fent ús de la dissonància com a identitat.

Es generen estigmes. El que fa quelcom diferent, queda estigmatitzats. Els estigmes és la normalitat en front a desviació, aquell que es comporta de forma dissonant, no es comporten com s’espera que es comportin.

HIPERRITUALITZACIÓ

La societat plena de les seves situacions de ceremonial i de signes rituals destinats a facilitar l’orientació mútua dels participants i, en aquest sentit, el treball que exerceix el publicitari es semblant; les poses publicitàries eleven a un grau superior la normalització, l’exageració i la simplificació que caracteritzen els ritus en general.

La fotografia publicitària constitueix una ritualització dels ideals socials, encara que tant en la publicitat com en la vida, volem poses brillants i el publicista el que fa es convencionalitzar les nostre conviccions, estilitzar el que ja està estilitzat. “El seu nyap, si se’ns permet, és la hiperritualització” (Goffmann, 1991:168)

Portar el ritual més enllà d’un ritual normal, exagerar-lo. Els Mitjans de comunicació els porten a l’extrem fins al punt que de vegades semblen més bromes que rituals. Què fa la publicitat a l’hora de mostrar els rituals i identitats que hi ha al carrer? Ens mostren el que ja existeix, però portant-les a l’extrem més important. Goffman va veure la ritualització de la dona en la publicitat: la dona oculta, la llunyana, la dona submisa, la dòcil, la dona nena, la dona - joguina, la dona juguetona, “dicha de mujer”, la tímida, la riallera, la seductora, amb posició lèsbica.

Redacció en Relacions Públiques - T10

TEMA 10: L’ORGANITZACIÓ D’ESDEVENIMENTS

IDEES BÀSIQUES

L’organització d’esdeveniments és un pràctica de Relacions Públiques per la que les entitats estableixen una comunicació amb els seus públics i creen una imatge de marca. Per tant, els actes s’han de cuidar molt per que també transmet la imatge corporativa de la entitat.

Hi ha molts tipus inauguracions, fires, taules rodones, juntes d’accionistes, festes diverses, etc.

Actualment, els esdeveniments són una comunicació experencial. Segons el què fas i veus et crees una imatge.

Per tant, tots aquests esdeveniments s’organitzen amb molt de temps d’antelació. S’ha de fer un programa i/o planificació per escrit de què es farà, qui ho farà etc.

INVITACIÓ

A la majoria d’actes es requereix una invitació.

Les invitacions són documents breus que s’envien a uns destinataris amb la finalitat de convidar-los a un acte o esdeveniment. Normalment, s’envien amb una antelació de 15 dies o un mes; si són actes oficials molt importants amb 2 mesos.

ESTRUCTURA

1. A dalt de tot central ha d’anar l’emblema, escut, el logotip de l’entitat.

2. A sota del logotip va el nom i el càrrec de l’emissor del que convida.

3. Fórmula de la invitació: “Tiene el gusto de invitarle...”, “se complace en invitar a...”

4. _{Només en el cas que sigui personalitzada} El nom del convidat: especificar a qui es convida, si és molt oficial també s’afegeix el càrrec i títols.

5. El nom i el motiu de l’acte. De vegades coincideix _{Ex: Presentació del Llibre de Rosa Regàs} i altres s’especifiquen ambdues.

6. Participants o protagonistes. “El acto será presidido...”, “Al acto asistirá...”

7. Data i hora de celebració de l’acte.

8. El lloc de celebració, carrer, número, etc.

9. Petició de confirmació d’assistència. I normalment es posa a la part de sota a l’esquerra “S.R.C” i sota un e-mail, un telèfon...

10. Indicació de la indumentària.

11. Lloc i data de l’emissió de la invitació.

El format por variar, però el que més es porta actualment és el targetó.

SALUDA

Acostuma a ser la meitat d’un DNA-4.

Document breu però molt formal, només en fan ús les autoritats. Pot ser una invitació, una felicitació, un agraïment etc. És a dir, un document protocol·lari que s’utilitza per comunicacions interpersonals breus.

ESTRUCTURA

1. Ha d’haver el logotip, escut o emblema identificador centrar al mig.

2. Càrrec i nom de l’emissor. _{aquest ordre és inmodificable.}

3. Centrat en lletra cursiva i gran fica: “Saluda”

4. “A” _{també en cursiva} + i el nom de la persona a la que es saluda + y...

5. “Se complace en invitarle...”, “le felicita por su...” etc

6. El motiu de la invitació, dia, hora i lloc.

7. Centrat i en lletra anglesa, es posa el nom de la persona que invita i no se signa.

8. Despedida o frase de cortesia: “Aprovecha gustoso la ocasión para reiterarle el testimonio de su consideración y estima”; “ Aprovecha la ocasión para testimoniarle su consideración más distinguida”; “Tiene el honor de ofrecerle su consideración personal más distinguida”

9. Població i data del dia que l’envies, separada per comes, el dia i l’any en xifres i el mes en lletres.

PLA ESTRATÈGIC DE GESTIÓ D’ESDEVENIMENTS (PEGE)

És la redacció de la planificació d’un acte.

La utilitat d’aquest document es ajudar a que els directius de les empreses i institucions els acceptin, que també acceptin el seu pressupost, etc. També serveix per que tota la gent que intervingui sàpiga quines són les seves funcions. És la guia a seguir per tots. I ajuda a la valoració posterior de l’acte.

Aquest document l’elaboren els Relacions Púbiques dins del propi departament. Però també ho poden fer empreses externes contractades per l’empresa.

ESTRUCTURA

1. Definició de l’esdeveniment. S’ha de redactar i escriure breument en què consisteix l’acte quins objectius té, quin lloc i dies es farà. “Tipo de acto: presentación producto tal. Ubicación: .... Fecha: ...”

2. Definició dels objectius. Què volem aconseguir i quin és el sentit de l’acte.

3. Operativa o cronograma. Descripció detallada i cronològica de cadascuna de les accions que es faran abans, durant i després de l’acte.

4. Documentació necessària tan interna com externa _{invitacions, bulletins, programes, etc.} La documentació gràfica que s’haurà d’imprimir en una impremta.

5. Mitjans personals. Especificació del personal necessari per portar a terme l’acte _{ex: informàtics, floristes, xofers, personal de RRPP...}

6. Recursos materials necessaris. Llistat de tot el material del que precisarem.

7. El pressupost detallat per totes aquestes partides.

PROGRAMA D’UN ACTE

És un document extern que dona a conèixer les fases o etapes o les accions que comprèn un esdeveniment. Existeixen infinitat d’actes que requereixen un programa.

QUÈ HA DE CONTENIR? _{-basat en el programa d’un congrés-}

1. Introducció breu sobre el congrés: títol, lloc i dates. Objectius del congrés o lema. I una breu explicació del contingut del programa (opcional).

2. Breu informació sobre l’organització.

3. Programa del congrés com a tal. Conté:

3.1: Recollida de documentació i acreditacions (normalment és les dues hores abans del inici de l’acte, tot i que depèn de les dimensions de l’acte)

3.2: Posa les autoritats que venen i el moment d’inauguració de l’esdeveniment.

3.3: El seguit de ponències que hi ha. Es posa l’hora, títol i nom de la persona que la realitza.

3.4: Comunicacions. Espai més breus on és interès del comunicant anar al congrés.

3.5: Taules Rodones. Sessions on hi ha diferents oradors i ronda de preguntes on es posen en comú el conceptes amb el públic.

3.6: Tallers. Sessions de treball que es fan.

3.7: Indicacions de descans i menjar.

3.8: Exposicions tècniques o de productes. Es pot aprofitar el congrés per fer fires o presentacions de productes.

3.9: Actes socials. Són els sopars i els balls. Esdeveniments que es fan un cop s’han acabat l’acte principal.

3.10: Conclusions i acte de clausura.

Són documents externs i normalment són on-line.