Redacció en Relacions Públiques - T10

TEMA 10: L’ORGANITZACIÓ D’ESDEVENIMENTS

IDEES BÀSIQUES

L’organització d’esdeveniments és un pràctica de Relacions Públiques per la que les entitats estableixen una comunicació amb els seus públics i creen una imatge de marca. Per tant, els actes s’han de cuidar molt per que també transmet la imatge corporativa de la entitat.

Hi ha molts tipus inauguracions, fires, taules rodones, juntes d’accionistes, festes diverses, etc.

Actualment, els esdeveniments són una comunicació experencial. Segons el què fas i veus et crees una imatge.

Per tant, tots aquests esdeveniments s’organitzen amb molt de temps d’antelació. S’ha de fer un programa i/o planificació per escrit de què es farà, qui ho farà etc.

INVITACIÓ

A la majoria d’actes es requereix una invitació.

Les invitacions són documents breus que s’envien a uns destinataris amb la finalitat de convidar-los a un acte o esdeveniment. Normalment, s’envien amb una antelació de 15 dies o un mes; si són actes oficials molt importants amb 2 mesos.

ESTRUCTURA

1. A dalt de tot central ha d’anar l’emblema, escut, el logotip de l’entitat.

2. A sota del logotip va el nom i el càrrec de l’emissor del que convida.

3. Fórmula de la invitació: “Tiene el gusto de invitarle...”, “se complace en invitar a...”

4. _{Només en el cas que sigui personalitzada} El nom del convidat: especificar a qui es convida, si és molt oficial també s’afegeix el càrrec i títols.

5. El nom i el motiu de l’acte. De vegades coincideix _{Ex: Presentació del Llibre de Rosa Regàs} i altres s’especifiquen ambdues.

6. Participants o protagonistes. “El acto será presidido...”, “Al acto asistirá...”

7. Data i hora de celebració de l’acte.

8. El lloc de celebració, carrer, número, etc.

9. Petició de confirmació d’assistència. I normalment es posa a la part de sota a l’esquerra “S.R.C” i sota un e-mail, un telèfon...

10. Indicació de la indumentària.

11. Lloc i data de l’emissió de la invitació.

El format por variar, però el que més es porta actualment és el targetó.

SALUDA

Acostuma a ser la meitat d’un DNA-4.

Document breu però molt formal, només en fan ús les autoritats. Pot ser una invitació, una felicitació, un agraïment etc. És a dir, un document protocol·lari que s’utilitza per comunicacions interpersonals breus.

ESTRUCTURA

1. Ha d’haver el logotip, escut o emblema identificador centrar al mig.

2. Càrrec i nom de l’emissor. _{aquest ordre és inmodificable.}

3. Centrat en lletra cursiva i gran fica: “Saluda”

4. “A” _{també en cursiva} + i el nom de la persona a la que es saluda + y...

5. “Se complace en invitarle...”, “le felicita por su...” etc

6. El motiu de la invitació, dia, hora i lloc.

7. Centrat i en lletra anglesa, es posa el nom de la persona que invita i no se signa.

8. Despedida o frase de cortesia: “Aprovecha gustoso la ocasión para reiterarle el testimonio de su consideración y estima”; “ Aprovecha la ocasión para testimoniarle su consideración más distinguida”; “Tiene el honor de ofrecerle su consideración personal más distinguida”

9. Població i data del dia que l’envies, separada per comes, el dia i l’any en xifres i el mes en lletres.

PLA ESTRATÈGIC DE GESTIÓ D’ESDEVENIMENTS (PEGE)

És la redacció de la planificació d’un acte.

La utilitat d’aquest document es ajudar a que els directius de les empreses i institucions els acceptin, que també acceptin el seu pressupost, etc. També serveix per que tota la gent que intervingui sàpiga quines són les seves funcions. És la guia a seguir per tots. I ajuda a la valoració posterior de l’acte.

Aquest document l’elaboren els Relacions Púbiques dins del propi departament. Però també ho poden fer empreses externes contractades per l’empresa.

ESTRUCTURA

1. Definició de l’esdeveniment. S’ha de redactar i escriure breument en què consisteix l’acte quins objectius té, quin lloc i dies es farà. “Tipo de acto: presentación producto tal. Ubicación: .... Fecha: ...”

2. Definició dels objectius. Què volem aconseguir i quin és el sentit de l’acte.

3. Operativa o cronograma. Descripció detallada i cronològica de cadascuna de les accions que es faran abans, durant i després de l’acte.

4. Documentació necessària tan interna com externa _{invitacions, bulletins, programes, etc.} La documentació gràfica que s’haurà d’imprimir en una impremta.

5. Mitjans personals. Especificació del personal necessari per portar a terme l’acte _{ex: informàtics, floristes, xofers, personal de RRPP...}

6. Recursos materials necessaris. Llistat de tot el material del que precisarem.

7. El pressupost detallat per totes aquestes partides.

PROGRAMA D’UN ACTE

És un document extern que dona a conèixer les fases o etapes o les accions que comprèn un esdeveniment. Existeixen infinitat d’actes que requereixen un programa.

QUÈ HA DE CONTENIR? _{-basat en el programa d’un congrés-}

1. Introducció breu sobre el congrés: títol, lloc i dates. Objectius del congrés o lema. I una breu explicació del contingut del programa (opcional).

2. Breu informació sobre l’organització.

3. Programa del congrés com a tal. Conté:

3.1: Recollida de documentació i acreditacions (normalment és les dues hores abans del inici de l’acte, tot i que depèn de les dimensions de l’acte)

3.2: Posa les autoritats que venen i el moment d’inauguració de l’esdeveniment.

3.3: El seguit de ponències que hi ha. Es posa l’hora, títol i nom de la persona que la realitza.

3.4: Comunicacions. Espai més breus on és interès del comunicant anar al congrés.

3.5: Taules Rodones. Sessions on hi ha diferents oradors i ronda de preguntes on es posen en comú el conceptes amb el públic.

3.6: Tallers. Sessions de treball que es fan.

3.7: Indicacions de descans i menjar.

3.8: Exposicions tècniques o de productes. Es pot aprofitar el congrés per fer fires o presentacions de productes.

3.9: Actes socials. Són els sopars i els balls. Esdeveniments que es fan un cop s’han acabat l’acte principal.

3.10: Conclusions i acte de clausura.

Són documents externs i normalment són on-line.