Tècniques d'Organització d'esdeveniments INVITACIONS

TÈCNIQUES D’ORGANITZACIÓ D’ESDEVENIMENTS

INVITACIONES

IDEES BÀSIQUES

Las invitacions són l’eina principal de comunicació per tenir contacte amb el públic. I són enviades per qui organitza l’acte o en representació de la institució o entitat que hi participa.

A excepció d’actes oberts, allò més habitual és que ningú assisteixi a un acte sense que prèviament hagi hagut un convidat de forma explícita.

S’han de fer amb un cert gust i de manera concisa, no oblidant, però la seva aparença.

Una invitació no està renyida amb l’enviament complementari de dades que enriqueixin la informació sobre l’entorn i el contingut (s’inclou si és necessària)

En l’actualitat moltes és fan via e-mail.

ENVIAMENT DE LES INVITACIONS

7-10 dies quan els convidats de l’esdeveniment resideixen, en la seva majoria en la pròpia ciutat o regió.

20 dies si és necessari un desplaçament o la cerimònia és molt llarga o hi ha un cost econòmic addicional.

És pot avançar per certa informació.

FORMES D’INVITACIONS

1. Per actes oberts:

- Carta personalitzada a un grup reduït d’interès de l’amfitrió.

- Díptics no personalitzats.

- Propaganda

2. Per actes públics amb invitació:

L’amfitrió limita l’assistència per interès, espai físic o filosofia de l’acte.

- Carta personalitzada firmada per qui convida.

- Targetò: Ha de figurar el nom i cognoms, i si procedeix el títol personal o el càrrec.

- Si és un acte també obert als Mitjans, enviar el target´ño al director del mitjà o al periodista de la secció.

3. Per actes de concurrència reduïda:

- Carta personalitzada

- Trucada telefònica o e-mail directe.

4. Per actes urgents:

- Han de tenir un motiu justificat.

- Enviar-la per un mitjà que assegura l’arribada més ràìda.

- Invitació telefònica

5. Per els que ens hem oblidat:

- En cas que falli alguna persona, invitar a una altra sense que quedi malament.

CONTINGUT DE LES INVITACIONS

Ha de ser creativa, però la creativitat no ha d’estar renyida a la solemnitat.

La invitació tradicional segueix sent la més utilitzada.

S’ha d’adaptar al gust del públic.

I és molt recomanat personalitzar-la per actes de solemnitat o transcendència.

Ø No pot faltar:

- L’escut o anagrama. Imatge corporativa.

- Càrrec i nom de la persona que convida.

- A qui es convida (si optem per personalitzar-la)

- A què es convida. (tot, parcial, res)

- Lloc on es celebrarà. No obviar res (ni el lloc, ni els accessos, ni l’hora...)

- Dia i hora (l’any es pot intuir)

- Assistència d’algun personatge de rellevància. _{(ex: si hi ha la presentació d’un llibre i ve l’autor, això s’ha de posar.)}

Nota de protocol o nota d’interès

Es tracta d’una informació complementària que s’envia al mateix temps.

- Advertència que s’ha d’arribar amb un temps d’antelació.

- Etiqueta o vestuari recomanable.

- Existència o no de zones d’aparcament.

- Celebració d’esdeveniments complementaris.

- Exigència de confirmació prèvia.

- Determinació de la porta.

- Duració determinada de l’acte.

- Exigència de les credencial o documents acreditatius.

- Assignació de localitats.

- Resum bàsic del programa general d’actes.

- Diferents models per personalitats segons el que es tingui que informar.

CONSEJOS PARA LAS HORAS Y FECHAS

- S’admet que el targetó principal no indiqui la data ni l’hora. Però en una cartolina auxiliar s’haurà d’indicar.

- No és recomanable barrejar lletres amb números. _{o 10h o a las diez de la manyana.}

- Cal separar les hores amb dos punts _15:00

- Opcionalment, es pot podar la h, si és al final de frase es poda un punt, si no, no.

- Les hores en punt s’expressen mitjançant dos “0”

- Les abreviacions “a.m” o 2p.m” NO són compatibles amb la “h”

LES CONFIRMACIONS

A Espanya les sigles que s’utilitzen són les següents: S.R.C

Quan es sol·liciti, es demanarà que es faci entre 3 i 4 dies abans de l’acte. I aquells que no donen resposta es important dirigir-se telefònicament. Per evitar convidats sorpresa.

S’ha de demanar quan en el disseny de l’acte es puguin preveure algun dels següents factors:

- Cadires per seure

- Regals pels convidats

- Capacitat del local

- Salutació personalitzada per part de l’amfitrió

- Menjar per encarregar el menú i posar coberts.

- Per informar als Mitjans de comunicació

- Assistència al acte de convidats d’honor

- Col·locació de presidències

- Per raons de seguretat

- Per raons d’acreditació

- En actes de especial complexitat.