Tècniques d'Organització d'esdeveniments TEMA 1

TÈCNIQUES D’ORGANITZACIÓ D’ESDEVENIMENTS

TEMA 1: L’organització d’actes com a tècnica de RRPP.

IDEES BÀSIQUES

La planificació i l’organització d’actes són dues idees bàsiques i que cal aplicar apropiadament per que un esdeveniment tingui el resultat esperat.

DEFINICIÓ

Conceptes clau: _{DEFINICIÓ DICCIONARI RAE}

- Evento: Suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva.

- Acontecimiento: Hecho o suceso, especialmente cuando reviste cierta importancia.

- Especial: Que está destinado a un fin concreto y esporádico.

Els esdeveniments especial –tradicionalment anomenats actes – constitueixen el major nombre d’accions de RRPP empreses al llarg de la història.

L’organització d’esdeveniments és una tècnica genuïna de les RRPP i és de les més utilitzades. Els esdeveniments, però, també poden utilitzar com elements auxiliars de la publicitat, el màrqueting i el periodisme.

Un esdeveniment especial de RRPP és tota iniciativa, acció o manifestació que realitza una persona, grup o organització en el marc dels seus objectius propis. La seva finalitat és establir una relació amb uns públics directes (els assistents i els mitjans de comunicació) i, a través d’aquests, amb un públic indirecte (La comunitat en el seu sentit més ampli), per consolidar, millorar o crear la percepció pública del promotor de l’esdeveniment. Els actes són una eina molt útil i mai no és un Fi en si mateix

Resum: Organitzar quelcom > per dirigir-se a algú > amb un fi (assolir X objectiu) _{Són conseqüents, és a dir, Si canvio l’objectiu canviarà el meu públic.}

*EVOLUCIÓ DEL CONTEXT GENERAL D’ORGANITZACIÓ (Teoria de Carlos Fuentes)*

1er _{triangle. Al centre trobem l’organització i a les puntes la Comunicació, Protocol i Seguretat.}

Comunicació

Organització

Protocol Seguretat

2n _{Quadrat, al centre es troba la creativitat i als quatre cantons la comunicació, protocol, producció i seguretat.}

Comunicació Protocol

Creativitat

Producció Seguretat

Per què vull fer l’esdeveniment i quin és el punt de partida.

*TEORIA DE LA DIANA –evolució dels dos anteriors –

Planificar, desenvolupar i executar un esdeveniment: _{L’1 seria el centre de la diana i el 6 la part més perifèrica.}

1. La creativitat (la idea)
2. La comunicació (els objectius)
3. El protocol (el com)
4. La producció (la forma)
5. La seguretat (protecció dels convidats)
6. El pressupost (La viabilitat econòmica)

CARACTERÍSTIQUES BÀSIQUES

1) És una eina de comunicació

2) TOT ÉS IMPORTANT. Els actes es componen dels detalls interdependents. Tot ha d’estar controlat.

3) Qui s’encarrega de tot és el líder, un “director d’orquestra”. El perfil d’aquest ha de ser:

· D’una persona vinculada al món de la comunicació

· Una persona capacitada per dirigir eficaçment, motivar, exigir, repartir, equilibrar, ajudar, coordinar i altres.

· Ha d’aconseguir una sintonia total entre els treballadors i l’amfitrió, ja que, tant el treball intern com l’extern són bàsics.

· Ha de ser un gran gestor i ha de tenir capacitat de treballar en equip.

4) Cada acte és un món. Tots són diferents i individuals a partir dels detalls que el componen, d’aquí que aquests detalls per petits que siguin són molt importants.

5) Sentit comú + experiència + coneixement de l’entorn = Acte professional amb garantía d’èxit.

6) És molt important evitar el cúmul d’improvisacions i tenir diversos exercicis de readaptació permanent. S’ha de preveure TOT, ja que, sempre ens trobarem alguna improvisació.

CONCEPTES

Hem de ser conscients que aquesta multidisciplinarietat implica que sigui rigorosament obligatori saber dirigir equips, gestionar de forma eficaç i tenir coneixements mínims en moltes disciplines.

Èxit:

= Organització global

≠ Idea principal

FASES DE L’ORGANITZACIÓ

Implica tot el procés des de que se’ns acut la idea fins que s’organitza i realitza. Cap acte és igual de manera que la seva organització també varia.

Execució, informació, assaigs, valoració, recopilació, projecte i programació, organització, discussió tècnica, comunicació interna i externa, tanteig... Totes són importants, però l’ordre i, en conseqüència, la importància varia segons la persona i l’esdeveniment.

És molt important tenir clars quans passos s’han de realitzar per així detallar dates, entre altres detalls. Per tant és precís respondre un seguit de preguntes clau:

Què:

- Es celebra.

- Ens han encarregat.

Qui:

- A qui em dirigeixo.

- Parla i en quin ordre.

Quin/s:

- Són els objectius principals.

- Beneficis es volen obtenir.

- Ordre és vol dur a terme.

- Materials i elements es volen utilitzar.

- Ambient vull transmetre.

- Quin criteri es vol seguir.

Quan:

- Es vol realitzar l’acte

On:

- Es realitza l’acte

- Instal·lo la presidència

- Situo les responsabilitats, les autoritats i la comunitat

- Puc rebre els convidats

- Fixo la imatge corporativa

Com:

- Es vol que sigui la decoració

- Estructuro l’acte.

- Aconseguir que una sola imatge (foto) descrigui tot l’acte.

Tot acte té un amfitrió a qui li correspon assumir la responsabilitat organitzadora.

L’arquitectura d’un projecte està constituïda per tres fases bàsiques:

1. PLANIFICACIÓ

Es tracta de donar sentit a les dades recollides en la investigació per després, planificar accions.

La planificació general s’inicia quan l’encarreguen i quan qui ho organitza té el coneixement de la convocatòria.

a) Motiu de l’organització

Cal partir d’una idea clara i definida del que ha de ser l’acte.

Primera tasca a fixar: La temàtica que correspongui a l’objectiu.

No hi ha res més depriment que assistir a un esdeveniment on la informació és difosa o indefinida.

b) Els objectius

Quin és l’objectiu que volem assolir?

MAI l’objectiu de l’acte és l’acte en sí mateix. És important definir exactament que volem aconseguir: notorietat en els Mitjans, augmentar la popularitat, homenatges, commemoracions, inauguracions...

c) Repartiment del treball

3 Regles bàsiques:

1. Assegurar la competència de la persona o organització a la que es confia la tasca > Cadena de muntatge
2. Reservarem únicament aquelles tasques q podem complir. Totes han de ser compatibles.
3. Mantenir reunions regulars amb l’equip per fer el seguiment de la planificació i de la seva implantació. Esperit d’equip.

Com més ens apropem a l’esdeveniment, les reunions seran més freqüents.

d) La definició dels públics

2 Característiques fonamentals:

1. Identificació dels públic implicats. És la clau
2. Els nivells de representació per evitar desigualtats.

Per definir el públic ens centrarem en qui participa directament a l’acte.

Ø Els públics

AUTORITATS: Càrrecs públics escollits o designats. Poden ser locals, autonòmics i nacionals + la Prefectura de l’Estat.

PERSONALITATS: Figura important en alguna esfera de la societat (polítics, esportistes, investigadors...)

Poden ser reconeguts o bé pels seus mèrits (artistes, esportistes, empresaris...) o bé per representació (Escollits o assignats per representar a un determinat col·lectiu)

LA COMUNITAT: És el públic en general.

Ø Llista de convidats

Un cop definida la presidència s’ha de tenir molt en compte la distribució i ordenació de la sala. Aquest criteri d’ordenació és el protocol i per seguir-lo de forma correcte, caldrà saber quins tipus de convidats tenim:

Convidats principals – target­

Compromisos – relació professional o personal amb l’amfitrió

Corporatives - Mateixa branca o activitat

Socials - Representació dels sectors més diversos de la societat

Protocol oficial – Autoritats amb competències en l’activitat principal de l’amfitrió

Els comunicadors –Mitjans de Comunicació

Col·laboradors – Han col·laborat o mantenen relacions permanent amb la institució amfitriona.

Interns –Pròpies del règim anterior (ex: selecció d’empleats o no)

Personals ­– Familiars, amics o pròxims que assisteixen en virtut a una relació especial amb l’amfitrió.

Ø BBDD

La gestió dels llistats no és una operació d’un dia, sinó que avarca molt de temps, per això és important tenir una bona base de dades, en general han de contenir la següent informació:

- Nom i cognoms

- Càrrec

- Tractament

- Institució, empresa o similar

- Contacte

- Nacionalitat

- Ordre Protocol·lari

- Títol (si en té)

- Grup de públics al que se l’assigna (autoritat, personalitat o comunitat)

- Professió

- Efemèrides

- Dades biogràfiques

- Atencions protocol·làries que rep.

- Nom i cognom del seu consort i tractament

- Seguiment de la relació amb la institució

ERRORS USUALS AL LLISTAT:

- Duplicitat de noms o càrrecs

- Domicilis incorrectes

- Tracte incorrecte

- Canvi de titular del convidat, nous càrrecs etc

- Excés d’autoritats

- No escollir al periodista apropiat

- Selecció correcta a qui s’envia

- Morts

e) L’anàlisi de situacions

Ø Sobretot pel que respecta al lloc i el moment.

El lloc: titularitat local o externa i veure els problemes logístics.

Dates i hores: Procurar que no coincideixi amb altres activitats afins a la competència. Tenir en compte les costums locals.

Ø Pautes organitzatives

Preparació del pla detall de les activitats a realitza així com el calendari i un pressupost realista.

- Tema

- Invitacions

- Relacions amb els mitjans

- Impremta

- Presentació

- Documents

- Hospitalitat

- Equipament

- Empleats

- Coherencia

- Viatges

- Informació

- Audiovisuals

- Barreres arquitectòniques

- Concepció gràfica

f) Llistat de necessitats (Check-list)

Un cop determinat el tema, s’ha d’elaborar una llista de tots els elements (necessaris) que conformaran l’esdeveniment.

El check-list, és una llista de comprovació que serveix per fer servir de guia i recordar els punts que han de ser inspeccionats. Es configura segons el gust i el tipus d’amfitrió i d’esdeveniment.

g) Activitats a realitzar (planning)

Planificació, traçat d’un programa de treball amb un objectiu precís.

Llista de tasques a desenvolupar:

- Dividir el conjunt d’activitats.

- S’ha de controlar ràpidament

- Es poden afegir elements a mesura que passa el temps.

- Distingir allò que es pot aplaçar i allò que no.

Al haver-hi molts obstacles en els esdeveniments, s’ha de procurar tenir els màxims possibles en compte per així assolir els objectius i complir un calendari.

És molt important, doncs, la coordinació i col·laboració entre tots els components que organitzen l’acte. I saber on cal recórrer en cada esdeveniment per consultar la informació necessària.

h) Calendari d’actuació (timing)

Ha de ser:

- Realista

- - Calendari per fases

- Fixar una data i un responsable

El repartiment de tasques i l’establiment del calendari són les etapes principals. Una eina interessant és el Diagrama de Gantt: representació gràfica sobre dos eixos: el vertical, tasques del projecte i l’horitzontal, es representa el temps. És important com a document de consulta intern, de manera que tots poden estar informats de l’evolució del procés.

i) Pressupost

Els esdeveniments originen nombrosos despeses i a més, són molt alts. Hi haurà diversos per una mateixa despesa.

És difícil estimar per avançat quin serà el pressupost aproximat, però si es fa cal afegir un 20% més del que contem en realitat.

Pressupost lineal. Quantitats específiques per diferents unitats.

2. EXECUCIÓ

Un cop aprovat el projecte, fixat el pressupost i el calendari comença l’acció executiva en la qual es troba composada per dues tasques bàsiques:

1. Organització de l’acte
2. Desenvolupament del mateix.

La preparació i execució dels esdeveniments no s’ha de convertir en un exercici permanent d’improvisació. El projecte ha d’assumir una certa versatilitat en funció de les adaptacions que requereixin apropar-se al a fase final.

2.1 El programa

No és únicament allò que la gent té a la mà. S’ha de tenir des d’un bon principi i cal tancar-lo amb bastant antelació, ja que es tracta del guio que regeix el desenvolupament de l’esdeveniment i la pauta principal pels responsables de l’organització.

Estableix tots els passos a seguir, el seu ordre, documentació, activitats diverses etc. De manera que es fa amb la intenció de que es compleixi, tot i que ha de permetre una certa flexibilitat. Qualsevol variació s’ha de fer de forma responsable, ja que pot provocar riscos innecessaris o problemes de major transcendència.

El programa global és el complet, aquell que inclou tot allò relatiu a l’execució de l’acte, des de que arriben els convidats fins que marxen.

El programa de convidats és molt resumit i el seu objectiu és que els assistents coneguin el seu contingut i puguin calcular la seva duració

- Segons l’acte pot ser molt extens

- En ocasions hi ha una forma reduïda per enviar als assistents.

- El complet és per ús intern.

2.1.1 Parts del programa

Cronograma	- Desenvolupament pas per pas - 3 parts: hora, lloc i desenvolupament
Annexos	- Ampliacions o informació addicional sobre el cronograma.
Llibre de ruta	- Documentació relativa a itineraris i composició de caravanes i vehicles.
Planimetria	- Croquis o plànols de les instal·lacions, rutes, etc.
Grafismes	- Els dissenys realitzats de carteleria, invitacions, etc.
Llistats	- De convidats per cada acte
Documentació	- Informació relativa de l’esdeveniment
Protocol	- Notes relatives als convidats.

2.2 L’Escaleta o guió tècnic

- És un document que, senzillament, plasma el desenvolupament protocol·lari del programa.

- Incideix en aspectes específics dels que tindrà que ocupar-se l’organització.

- Figurarà el nom de la persona o persones responsables de cada tasca.

- És d’ús estrictament intern.

_- Cal entregar un exemplar a cada col·laborador _{De vegades es pot passar als mitjans o a les autoritats.}

- Va en paral·lel al programa i amb diferent llenguatge i és més reduït.

2.3 L’ordre de l’acte o l’ordre del dia (o escaleta de l’acte)

- Document que el maneja la persona que presideix o dirigeix l’acte. Diu qui i quan parla o intervé cada personatge.

- Guió de les intervencions. Contingut des de que l’amfitrió i els convidats d’honor ocupen la presidència fins que l’abandonen.

- Ha de disposar d’un foli amb lletres majúscules o en negreta en les frases que s’han de llegir; i en minúscules les que corresponen a les explicacions oportunes que no s’han de llegir.

- En ocasions s’obre amb himnes.

- Hi ha la figura del conductor de l’acte: dona la benvinguda, anuncia intervencions i activitats previstes i tanca l’acte.

2.4 L’Equip de treball

És imprescindible un organigrama general del equip de treball i de les funcions de cadascú.

Important contar amb els mitjans materials i els humans necessaris.

Al davant hi ha un responsable, un professional expert en la matèria. Aquest haurà de coordinar tot: l’equip els proveïdors, el manteniment, dissenyadors, seguretat, premsa, etc.

Personal: Auxiliars, hostesses, tècnics, electricistes, manteniment, dissenyadors, intèrprets, decoradors, etc.

La grandària de l’equip i personal s’acomoda en virtut a les necessitats, grandària de l’esdeveniment i Nº de convidats que hi participen.

2.5 Producció/Logística

Cal tenir cobertes les parts bàsiques materials i humanes. En la producció també s’ha de recórrer al pla de comunicació, el de seguretat i a qualsevol tema de producció.

- Recursos pel treball en equip: Oficina, taules, agenda, BBDD, ordinadors, guies de viatge, legislació, mitjans de comunicació, plànols, màstils, material imprès, diccionari, llibre d’estil, armaris, agendes de comunicació.

_- Logística per l’acte: gestió dels espais, gestió dels materials, gràfics, escenogràfics i mobiliari, banderes, taules, flors, so, _{assegurar-se sempre que tot funciona i que el tècnic està present.} Il·luminació, micròfons, càtering etc.

2.6 Probes i assaig general

Comprovació prèvia de tots els factors que succeiran. Els assaigs o probes s’encaminen en tres línies:

a) Comprovació de tot (general)

b) Ensenyar-li a l’amfitrió.

c) Assaig per la TV – si hi ha retransmissió en directe –

En general allò que permet veure la viabilitat d’allò que s’ha preparat i el control del temps consisteix en:

- No és una repetició completa ni una celebració interna.

- S’assagen els principals moviments o discursos.

- Es comproven aspecte com la presidència, accessos, il·luminació, etc.

- L’assaig s’acostuma a celebrar uns dies abans o a la el dia abans, quan tot està preparat, sinó no serveix.

- El responsable ha de reunir tot l’equip i repassar tot. Segurament sorgiran qüestions a millorar.

- Tots els que col·laboren han de saber que han de fer

2.7 Desenvolupament de l’acte

Comprovació final, Dia D a l’hora H tot ha d’estar llest i tal i com es va planejar.No es pot deixar res a l’atzar.

Cal controlar tots els detalls, ja que, un error, aparentment sense importància pot espatllar tot l’esdeveniment.

El professional o responsable sempre anirà per davant. En el desenvolupament cal tenir en compte les següents qüestions:

- Rebuda i oferiment d’un lloc als convidats abans del començament.

- Col·locació dels assistents (protocol)

- Els recorreguts si els hi ha.

- Moment foto

- Part institucionals i discursos

- El compliment _agasajo (lunch o souvenir)

3. AVALUACIÓ

Revisió de l’activitat. Veure acte s’ha organitzat bé, si hi ha hagut errors i si es podrien haver evitat.

Ha de ser avaluada tant en la seva execució com un cop finalitzat l’acte. Cal mesurar la consecució dels objectius i, si es necessari, rectificar.

Per a l’avaluació és molt important el feedback amb els assistents i altres. No s’ha d’oblidar que resulta obligat per cortesia agrair l’assistència, ja sigui en el moment del comiat o per escrit.

3.1 Anàlisi, valoració i informe

- Cal fer una reunió immediatament després de l’esdeveniment per analitzar condicions, èxits i les causes dels fracassos.

- És necessari recollir tot el feedback dels públics: tests, sondejos, grups de discussió, etc.

- Medir els resultats en funció de paràmetres prèviament definits quantitativa i qualitativament.

Arrel d’aquest petit estudi es realitzarà un petit informe d’anàlisi: dossier

3.2 Dossier

El dossier complet de l’acte que serà de caràcter intern i crític. És molt efectiu. Ha d’incorporar tot, servirà com d’arxiu d’avaluació i com a guia per futures ocasions. Haurà de figurar:

- Documents per l’esdeveniment (invitacions i cartells)

- Llistat de convidats

- Llistat d’assistents i comparativa amb els convidats.

- Guio i desenvolupament

- Gràfics de la presidència i ordenació de preferents.

- Textos dels discursos

- Pressupostos (tots)

- Disseny (tot)

- Comunicació escrita (tot)

- Planning

_{Cal posar tot de tot. No és possible posar, per exemple, el menú escollit. Cal posar tots els menús que s’han vist.}